Criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para priorizar tarefas e orientar os processos de tomada de decisão nas organizações.
Podemos definir o que é Matriz de Eisenhower como uma forma de categorizar as atividades que precisam ser feitas de acordo com dois critérios básicos: urgência e importância.
A intenção da Matriz de Eisenhower é priorizar as tarefas que são urgentes e importantes. Essa ferramenta faz uma espécie de triagem dos seus afazeres para evitar que você perca tempo com as tarefas que possuem menos importância ou que são menos urgentes.
As tarefas consideradas importantes são aquelas que estão diretamente relacionadas ao alcance de determinada meta ou objetivo. Já as tarefas com caráter de urgência estão diretamente ligadas ao prazo estabelecido para sua realização.
Tendo isso em vista, cabe à Matriz de Eisenhower organizar melhor a sua rotina para que você possa dar prioridade às tarefas de maior importância e urgência, impactando positivamente sua produtividade.
Principais benefícios da Matriz de Eisenhower
Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a empresa;
Melhoria nos índices de produtividade;
Maior organização e clareza das atividades;
Resolução de eventuais problemas;
Maior agilidade na execução de tarefas;
Favorecimento da razão em detrimento da emoção;
Tomadas de decisão mais assertivas.
Agora que você já sabe o que é Matriz de Eisenhower, confira a seguir uma passo a passo bem simples e fácil de como fazer Matriz de Eisenhower.
Passo 1 – Desenhe um plano cartesiano
O primeiro passo para a construção da sua Matriz de Eisenhower é desenhar um plano cartesiano. Ou seja, faça um quadrado e o divida em dois eixos (horizontal e vertical), formando quatro quadrantes.
A linha vertical representa a importância das tarefas, enquanto a horizontal representa a urgência. FONTE: Power Image
Passo 2 – Defina as tarefas urgentes e importantes
Com o plano cartesiano desenhado, é hora de listar as tarefas e categorizá-las. Começaremos com o primeiro quadrante, no qual deverá conter as tarefas que são importantes e urgentes.
Esses afazeres são aqueles que merecem prioridade e não podem ser adiadas.
Passo 3 – Defina as tarefas que são importantes mas que não são urgentes
No segundo quadrante, você deverá assinalar quais tarefas são importantes mas que não precisam ser executadas com caráter de urgência. Aqui estamos nos referindo aos afazeres de médio e longo prazo
Por exemplo, entregar o balanço anual e projeção financeira do seu departamento, mas o mês ainda é setembro.
Passo 4 – Defina as tarefas não-importantes, porém urgentes
No terceiro quadrante, coloque as tarefas que não são tão importantes mas que precisam ser realizadas com urgência.
Aqui se encaixam as tarefas que merecem prioridade, pois o prazo para que elas sejam concluídas está se esgotando.
Passo 5 – Defina as tarefas não-importantes e não-urgentes
Por fim, você deverá assinalar no quarto quadrante todas as tarefas que não são importantes nem urgentes. Essa etapa da Matriz é importante para que você saiba com o quê você não deve perder seu tempo.
As tarefas deste último quadrante podem ser descartadas ou executadas a longo prazo, sem pressa.
Ficou claro o que é e como fazer uma Matriz de Eisenhower? Lembre-se de que essa é uma ferramenta que você deve ter sempre à mão para se organizar melhor e evitar que as suas tarefas se acumulem.
Em tempos de mudanças, onde o tempo é elemento fundamental, a Matriz de Eisenhower é uma excelente maneira de gerenciar seu tempo ter ter mais produtividade.
Mãos a obra.
Fonte: siteware